Politique de Confidentialite

Derniere mise a jour : mars 2026

Kalanikama (« nous », « notre », « nos ») exploite une plateforme de gestion scolaire multi-etablissements accessible sur kalanikama.com (le « Service »). La presente Politique de Confidentialite explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protegeons les donnees personnelles lorsque vous utilisez notre Service.

En utilisant Kalanikama, vous reconnaissez avoir lu et compris la presente Politique de Confidentialite.

1. Roles de Responsable et Sous-traitant

Kalanikama agit en tant que sous-traitant pour le compte des ecoles et etablissements scolaires (« Ecoles ») qui souscrivent a notre Service. Chaque Ecole est le responsable du traitement des donnees personnelles de son personnel, de ses eleves et de leurs parents. Les Ecoles sont responsables de s'assurer qu'elles disposent d'une base juridique valide (telle que l'interet legitime ou le consentement) pour collecter et traiter les donnees personnelles via notre plateforme.

Pour les donnees relatives aux administrateurs d'Ecoles et a la gestion des comptes, Kalanikama agit en tant que responsable du traitement.

2. Donnees que Nous Collectons

2.1 Informations sur le Compte et l'Ecole

• Nom, adresse, numero de telephone, adresse e-mail et logo de l'ecole
• Nom, adresse e-mail et identifiants de connexion de l'administrateur
• Informations d'abonnement et de facturation de l'ecole

2.2 Informations sur les Utilisateurs

• Prenom, nom et adresse e-mail
• Role au sein de l'ecole (administrateur, directeur, enseignant, eleve, parent)
• Nom d'utilisateur et mot de passe chiffre
• Preference linguistique

2.3 Donnees Educatives

• Dossiers d'inscription des eleves et affectations aux classes
• Niveaux scolaires et progression academique
• Plans de cours et informations sur les matieres
• Emplois du temps et donnees de planification
• Registres de presence (statut quotidien : present, absent, en retard, excuse)
• Systemes de notation, releves de notes et bulletins scolaires

2.4 Donnees Financieres

• Structures de frais de scolarite et echeanciers de paiement
• Releves de factures et historique des paiements
• Statut des paiements et soldes impayees

Remarque : nous ne stockons pas les numeros de carte bancaire ni les coordonnees bancaires. Tous les paiements sont traites de maniere securisee par Stripe (voir Section 5).

2.5 Donnees de Communication

• Annonces scolaires et registres de notifications
• Journaux de notifications par e-mail

2.6 Donnees Techniques

• Adresse IP et type de navigateur (journaux serveur)
• Jetons de session et donnees d'authentification
• Horodatages des activites du compte

3. Comment Nous Utilisons Vos Donnees

Nous traitons les donnees personnelles aux fins suivantes :

• Fonctionnement de la Plateforme : Fourniture des fonctionnalites de gestion scolaire auxquelles vous avez souscrit, incluant la gestion des utilisateurs, le suivi de presence, la notation, la planification des emplois du temps et la gestion financiere.
• Authentification et Securite : Verification de l'identite des utilisateurs, gestion des sessions et protection des comptes contre les acces non autorises.
• Communication : Envoi d'annonces scolaires, de notifications de notes, d'alertes de factures et de notifications systeme pour le compte des Ecoles.
• Facturation et Abonnements : Traitement des paiements d'abonnement, generation des factures et gestion des comptes des Ecoles.
• Analyses et Rapports : Generation de rapports au niveau de l'ecole tels que les bilans de presence, les distributions de notes et les aperçus financiers. Ces analyses sont visibles uniquement par les utilisateurs autorises au sein de chaque Ecole.
• Amelioration du Service : Analyse de donnees d'utilisation agregees et anonymisees pour ameliorer les fonctionnalites et les performances de la plateforme.
• Conformite Legale : Tenue des journaux d'audit et respect des obligations legales.

Nous ne vendons pas les donnees personnelles a des tiers. Nous n'utilisons pas les donnees personnelles a des fins de publicite ou de profilage marketing.

4. Stockage et Securite des Donnees

4.1 Infrastructure

Vos donnees sont stockees dans des bases de donnees PostgreSQL hebergees sur l'infrastructure cloud Railway. Les donnees sont transmises via des connexions HTTPS chiffrees. Les jetons d'authentification sont signes selon la norme industrielle JWT (JSON Web Tokens).

4.2 Isolation Multi-Etablissements

Kalanikama applique une isolation stricte des donnees entre etablissements. Les donnees de chaque Ecole sont logiquement separees au niveau de la base de donnees par une securite au niveau des lignes. Les utilisateurs d'une Ecole ne peuvent pas acceder aux donnees d'une autre Ecole.

4.3 Mesures de Securite

• Les mots de passe sont haches a l'aide d'algorithmes unidirectionnels robustes et ne sont jamais stockes en clair.
• Toutes les communications API utilisent le chiffrement TLS.
• Les jetons de session expirent automatiquement et doivent etre renouveles.
• Les journaux d'audit enregistrent tous les acces et modifications significatifs des donnees.
• L'architecture de suppression logique garantit qu'aucune donnee n'est definitivement perdue par accident.

5. Services Tiers

Nous utilisons les services tiers suivants :

Chaque fournisseur tiers dispose de sa propre politique de confidentialite et de ses propres accords de traitement des donnees. Nous selectionnons des fournisseurs qui demontrent des normes adequates de protection des donnees.

6. Conservation des Donnees

• Comptes Actifs : Nous conservons toutes les donnees tant que l'abonnement de l'Ecole est actif et que le compte existe.
• Apres Demande de Suppression : Lorsqu'une Ecole demande la suppression de son compte, nous conservons les donnees pendant 30 jours calendaires pour permettre une recuperation en cas de suppression accidentelle. Passe ce delai de 30 jours, toutes les donnees de l'Ecole sont definitivement supprimees.
• Suppression d'Utilisateur Individuel : Lorsqu'un administrateur d'Ecole supprime un utilisateur, l'enregistrement est desactive (suppression logique) et exclu de toutes les requetes. Les Ecoles peuvent demander la suppression definitive des enregistrements individuels.
• Journaux d'Audit : Les entrees des journaux d'audit sont conservees pendant toute la duree de vie du compte de l'Ecole a des fins de conformite.
• Donnees de Sauvegarde : Les sauvegardes de base de donnees suivent le calendrier de conservation de notre fournisseur d'infrastructure.

7. Vos Droits

Selon votre juridiction, vous pouvez disposer des droits suivants concernant vos donnees personnelles :

• Droit d'Acces : Demander une copie des donnees personnelles que nous detenons a votre sujet.
• Droit de Rectification : Demander la correction de donnees inexactes ou incompletes.
• Droit a l'Effacement : Demander la suppression de vos donnees personnelles, sous reserve des obligations legales de conservation.
• Droit a la Portabilite : Demander un export de vos donnees dans un format structure et lisible par machine. Les administrateurs d'Ecole peuvent exporter toutes les donnees scolaires via la plateforme.
• Droit a la Limitation : Demander la limitation du traitement de vos donnees dans certaines circonstances.
• Droit d'Opposition : Vous opposer au traitement de vos donnees pour des finalites specifiques.

Pour les eleves, parents et enseignants : veuillez contacter l'administrateur de votre Ecole pour exercer ces droits, car votre Ecole est le responsable du traitement de vos informations.

Pour les administrateurs d'Ecole : contactez-nous directement a privacy@kalanikama.com pour exercer ces droits concernant les donnees de votre compte.

Nous repondrons a toute demande legitime dans un delai de 30 jours.

8. Donnees des Enfants

Kalanikama traite les donnees des eleves, qui peuvent inclure des donnees de mineurs, uniquement pour le compte des Ecoles. Les Ecoles sont les responsables du traitement et ont la responsabilite de :

• Obtenir tout consentement parental requis pour le traitement des donnees des enfants
• Assurer la conformite avec les lois applicables en matiere de protection des donnees des enfants (y compris les dispositions du RGPD relatives aux mineurs)
• Determiner quelles donnees des eleves sont saisies dans la plateforme

Nous ne collectons pas sciemment de donnees directement aupres des enfants. Toutes les donnees des eleves sont saisies et gerees par le personnel autorise de l'Ecole (administrateurs, directeurs et enseignants).

Les comptes parents dans Kalanikama offrent un acces en lecture seule aux donnees de leurs propres enfants (presence, emploi du temps, notes et informations financieres).

9. Cookies

Kalanikama utilise uniquement des cookies essentiels necessaires au fonctionnement de la plateforme :

• Cookie de Session : Maintient votre session authentifiee lors de l'utilisation de la plateforme.
• Preference Linguistique : Enregistre la langue d'affichage selectionnee (anglais ou français).

Nous n'utilisons pas de cookies de suivi, de cookies publicitaires ni de cookies d'analyse tiers. Aucun consentement aux cookies n'est requis pour les cookies essentiels dans la plupart des juridictions, mais nous vous informons de leur utilisation par souci de transparence.

10. Transferts Internationaux de Donnees

Kalanikama est exploite par une societe basee en France. Notre infrastructure cloud peut traiter des donnees dans des regions situees en dehors de votre pays de residence. Lorsque des donnees sont transferees en dehors de l'Espace Economique Europeen, nous veillons a ce que des garanties appropriees soient en place, telles que des clauses contractuelles types ou des decisions d'adequation.

11. Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre a jour la presente Politique de Confidentialite de temps a autre. Lorsque nous apportons des modifications significatives, nous informerons les administrateurs des Ecoles par e-mail et mettrons a jour la date de « Derniere mise a jour » en haut de cette page. L'utilisation continue du Service apres les modifications vaut acceptation de la politique revisee.

12. Nous Contacter

Si vous avez des questions concernant la presente Politique de Confidentialite ou si vous souhaitez exercer vos droits relatifs a vos donnees, contactez-nous a :

E-mail : privacy@kalanikama.com

Pour les demandes de protection des donnees specifiques a votre ecole, veuillez d'abord contacter l'administrateur de votre Ecole, car il est le responsable du traitement de vos informations.